1. Responsable del tratamiento
Francisco Javier López Hidalgo, que opera con el nombre comercial Nova Agents (NIF 27309059D), con domicilio en Carrer Sant Josep 45, 1B, 07720 Es Castell, Menorca (Illes Balears, España). Contacto: hola@novaagents.es.
2. Qué datos tratamos, de quién y de dónde salen
Clínicas clientes: nombre de la clínica, persona de contacto, email, teléfono, los datos que nos facilitáis para configurar el asistente y los de facturación. Los datos de pago los gestiona Stripe: nosotros no vemos ni guardamos tu tarjeta.
Pacientes de las clínicas clientes: nombre (si lo facilitan), teléfono o usuario de WhatsApp o Instagram, email si aplica, y el contenido de los mensajes con el asistente. Aquí actuamos como encargados del tratamiento, por cuenta de cada clínica, que es la responsable de los datos de sus pacientes (ver el Contrato de Encargado de Tratamiento).
Clínicas a las que contactamos para ofrecer el servicio: nombre de la clínica, ciudad, valoración pública en Google, web, y el teléfono, email o Instagram de contacto profesional. Los obtenemos de fuentes de acceso público: la ficha de la clínica en Google Maps y su propia web. También guardamos la conversación comercial que mantengamos contigo y, si pruebas la demo, lo que escribas en ella.
Visitantes de esta web: páginas vistas, de dónde vienes (el enlace de origen) y el tipo de navegador. No usamos cookies para esto: la dirección IP se guarda solo como un código irreversible (resumen criptográfico), nunca en claro.
3. Para qué los usamos y con qué base legal
- Prestar el servicio contratado y dar soporte: ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD).
- Facturación y obligaciones fiscales: obligación legal (art. 6.1.c RGPD).
- Contactar con clínicas para ofrecerles el servicio (comunicación entre empresas): interés legítimo (art. 6.1.f RGPD). Puedes oponerte en cualquier momento, con un clic en el enlace de baja de cada email o respondiendo «baja».
- Estadísticas de uso de la web, sin cookies: interés legítimo en mejorarla.
Nunca vendemos datos ni los usamos para fines distintos de estos.
4. Inteligencia artificial
Parte de nuestras respuestas se redactan con inteligencia artificial y lo indicamos en esos mensajes. También ordenamos las clínicas por datos públicos (tamaño, valoración) para decidir a cuáles escribir antes. Nada de esto produce efectos jurídicos sobre nadie ni sustituye una decisión humana cuando hace falta: si quieres hablar con una persona, basta con decirlo.
5. Con quién compartimos datos
Solo con los proveedores técnicos necesarios para prestar el servicio, que actúan como encargados del tratamiento bajo contrato:
- Hetzner Online (servidores) — Unión Europea (Alemania / Finlandia).
- Supabase (base de datos) — Unión Europea (Francia).
- OpenAI (generación de respuestas con IA) — Estados Unidos.
- Resend (envío de emails) — Estados Unidos.
- Stripe (pagos) — Irlanda / Estados Unidos.
- Meta Platforms (Instagram y WhatsApp) — Irlanda / Estados Unidos.
- Proveedor de conexión de WhatsApp de las clínicas clientes (según el caso).
- Google (hojas de cálculo y calendario, según el pack) — Unión Europea / Estados Unidos.
- Calendly (reserva de citas, pack Elite) — Estados Unidos.
Cuando un proveedor trata datos fuera del Espacio Económico Europeo, la transferencia se ampara en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE.UU. o en cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea (art. 45 y 46 RGPD).
6. Cuánto tiempo conservamos los datos
- Clínicas clientes: mientras dure la relación y, después, el tiempo que exijan las obligaciones legales (fiscales: 6 años).
- Datos de pacientes (como encargados): mientras la clínica sea cliente; al terminar, se eliminan o se devuelven a la clínica.
- Clínicas contactadas que no llegan a ser clientes: como máximo 2 años desde el último contacto.
- Si pides la baja: dejamos de escribirte de inmediato y solo conservamos el dato mínimo (tu email o teléfono) en una lista de exclusión, precisamente para no volver a contactarte.
7. Tus derechos
Puedes pedir acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad escribiendo a hola@novaagents.es. Te responderemos en un mes como máximo. Si crees que no hemos tratado bien tus datos, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos: www.aepd.es.
8. Seguridad
Acceso a la API siempre autenticado, panel de administración protegido, credenciales de los clientes cifradas en la base de datos y comunicaciones cifradas (HTTPS) con todos los proveedores.
9. Menores de edad
El servicio se dirige a clínicas (empresas). Si un paciente menor de edad escribe al asistente de una clínica cliente, corresponde a esa clínica gestionar el consentimiento de sus padres o tutores.
Contacto: hola@novaagents.es